Revisionsplan, revisionsgranskningar och revisionsskrivelser

Syfte

Syftet med granskningen är att utgöra ett underlag för revisorernas utformning av bedömning av delårsrapport som lämnas till kommunfullmäktige.

Sammanfattande bedömning

Grundat på vår översiktliga granskning har det inte kommit fram några omständigheter som ger oss anledning att anse att delårsrapportens resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys samt noter inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med LKBR.

Förenklad förvaltningsberättelse har upprättats i enlighet med LKBR.

En översiktlig beskrivning av kommunens drift-och investeringsverksamhet har upprättats.

Grundat på vår översiktliga granskning av delårsrapporten har det inte framkommit några omständigheter som ger oss anledning att anse att det prognostiserade resultatet inte skulle vara delvis förenligt med de finansiella mål som fullmäktige fastställt i budget 2025.

Grundat på vår översiktliga granskning av delårsrapporten har det inte framkommit några omständigheter som ger oss anledning att anse att det prognostiserade resultatet inte skulle vara delvis förenligt med verksamhetsmålen för skola och tillväxt/näringsliv/boendemiljöer som fullmäktige fastställt i budget 2025. Vad gäller verksamhetsmålet om klimatneutral/energieffektiv och inköp av vissa varor konstaterar vi att det i delårsrapporten saknas en tillräcklig tydlig avrapportering av verksamhetsmålet för att det ska vara möjligt för oss att bedöma om det redovisade prognostiserade resultatet är förenligt med det mål som fullmäktige beslutat.

Vi konstaterar, utifrån den helårsprognos som lämnas i delårsrapporten, att styrelsen bedömer att det lagstadgade balanskravet kommer att uppfyllas. Vi ser ingen anledning till att göra en annan bedömning, beaktat de osäkerhetsfaktorer som en prognos innebär.

Rekommendationer

Vi rekommenderar att möjligheten att bedöma kommunfullmäktiges mål med betydelse för god ekonomisk hushållning vidareutvecklas.

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen har en tillräcklig styrning och uppföljning av kommunens digitalisering samt om kommunstyrelsen och nämnderna bedriver ett ändamålsenligt digitaliseringsarbete i enlighet med interna beslut.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen endast delvis har en tillräcklig styrning och uppföljning av kommunens digitalisering.

Vidare är vår samlade bedömning att kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden och välfärdsnämnden endast delvis bedriver ett ändamålsenligt digitaliseringsarbete i enlighet med interna beslut.

Bakgrunden till vår bedömning är att det finns en digitaliseringspolicy och en digitaliseringsstrategi men att dessa inte förankrats tillräckligt för att utgöra en sammanhållen styrning för styrelsens och nämndernas digitaliseringsarbete. Bland annat saknas planering i relation till den övergripande styrningen samt att de mål och delmål som strategin fastställde har inte följts upp sedan år 2018 när den beslutades.

Vi konstaterar dock att digitaliseringsarbetet är högt prioriterat i kommunen på både politiskt och tjänstepersonsnivå. Det pågår ett aktivt arbete med nya styrdokument, stöd och processer samt även en organisation som ska möjliggöra både enskilt stöd till förvaltningarna och en kommunövergripande samordning.

Vi bedömer att det finns en bra organisering av arbetet med god samordning av digitaliseringsarbetet men ser att styrningen ytterligare skulle stärkas av att ansvar och roller dokumenteras i styrande dokument.

I enlighet med utvecklingsavdelningens uppdrag pågår ett arbete med att fastställa en digitaliseringsprocess som baseras på prioriteringsordning utifrån behov, nyttor och effekter. Vi bedömer att det pågående arbetet har potential att skapa goda förutsättningar för att säkerställa dokumenterade behov och nyttokalkyler inför beslut om genomförande av digitaliseringsprojekt.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen utifrån deras övergripande ansvar för digitaliseringsarbetet att:

• Säkerställa en stärkt styrning av digitaliseringsarbetet genom ny Digitaliseringspolicy och Digitaliseringsstrategi
• Säkerställa att den nya styrningen implementeras i samtliga verksamheter
• Tillse att roller och ansvar för digitaliseringsarbetet dokumenteras
• Säkerställa att uppföljning etableras i relation till den nya styrningen på kommunövergripande nivå och att rapportering sker till kommunstyrelsen regelbundet
• Tillse att kommunens digitaliseringsprocess dokumenteras och att ansvariga inom förvaltningarna erhåller information och kunskap om processen och tillhörande modeller för behov, effekter och prioriteringar

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och välfärdsnämnden att:

• Säkerställa att den nya styrningen implementeras i samtliga verksamheter
• Säkerställa att en digital transformationsplan beslutas
• Säkerställa att uppföljning etableras i relation till den nya styrningen både gällande övergripande arbete och för enskilda digitaliseringsinitiativ för att utvärdera nyttor och effekter

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrelsen för Övik Energi AB har säkerställt en tillräcklig styrning och intern kontroll för att förebygga, upptäcka och hantera korruption och oegentligheter.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att styrelsen inte säkerställt det.

Granskningen har visat att det inom kommunkoncernen och bolaget finns behov av styrdokument som ramar in den övergripande problematiken avseende korruption och oegentligheter, liksom av mer verksamhetsnära rutiner som avser kontroller med bäring på granskningens tema.

Bolaget har gjort en ambitionshöjning vad gäller säkerhetsfrågor, men har i dagsläget inte upprättat några specifika kontrollprocesser som avser att minska risken för korruption och oegentligheter. Däremot ser vi att det finns kontroller vid bland annat nyrekrytering, av anställdas bisysslor samt uppföljning av vissa riskutsatta processer, vilket är positivt.

Risker för mutor, korruption och jäv har bedömts som låg i bolagets övergripande riskanalys. Den bedömningen har såsom vi uppfattat kommit att omprövas i samband med säkerhetsarbetet, där det konstaterats att det framför allt på operativ nivå som riskbilden har ökat.

Vidare bedömer vi att bolaget behöver medvetandegöra och öka kunskap kring problematiken och dess risker, samt att styrelsen behöver stärka arbetet mot korruption och oegentligheter.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi bolagsstyrelsen att:

• Föra dialog med ägaren om behov av en samlad, övergripande strategi avseende korruption och oegentligheter
• Beakta ändamålsenligheten i att policy och strategi för mutor och jäv fortfarande är gällande i bolaget
• Genomföra en ny riskanalys med avseende på korruption och oegentligheter
• Beakta behov av interna stödjande dokument och rutiner för kontroller som avser korruption och oegentligheter, som träffar bolagets verksamhet
• Involvera verksamheten i riskanalyser avseende korruption och oegentligheter
• Förtydliga informationen om bisysslor med den anställdas skyldighet att redovisa bisyssla
• Tillse en introduktionsutbildning i korruption och oegentligheter samt utbildningsinsatser som ges återkommande
• Följa upp arbetet mot korruption och oegentligheter
  
  

Syftet

Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagsstyrelsen för Övikshem har säkerställt en tillräcklig styrning och intern kontroll för att förebygga, upptäcka och hantera korruption och oegentligheter.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att styrelsen endast delvis säkerställt det.

Granskningen har visat att det saknas kommungemensamma styrdokument som ramar in den övergripande problematiken avseende korruption och oegentligheter, och som träffar bolagets verksamhet. Bolaget har däremot tillsett konkretiserande riktlinjer och rutiner för flera delprocesser inom området korruption och oegentligheter, och har även genomfört en riskanalys där delaspekter av området berörts.

Vi bedömer dock att riskanalysen ska omfatta den övergripande risken för korruption och oegentligheter, och att kontrollmoment anpassas utifrån resultatet av en sådan riskanalys, om behov av det visar sig föreligga. Vi ser att bolaget har implementerat olika kontrollmoment för känsliga processer, dock saknas rutiner både för hantering av jäv och misstankar om korruption och oegentligheter.

Vår bild är att det finns en bolagsintern dialog kring korruption och oegentligheter, men att den behöver stärkas genom utbildningsinsatser och uppföljning av arbetet mot korruption och oegentligheter.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi bolagsstyrelsen att:

• Föra dialog med ägaren om behov av en samlad, övergripande strategi avseende korruption och oegentligheter.
• Genomföra en riskanalys där den övergripande problematiken med korruption och oegentligheter beaktas.
• Säkerställa efterlevnad till beslut om bakgrundskontroller av fastighetsvärdar.
• Dokumentera rutiner för hantering av jäv.
• Tillse att anställdas skyldighet att anmäla bisysslor tydliggörs.
• Införa introduktionsutbildning i korruption och oegentligheter samt genomföra återkommande utbildningar på temat.
• Följa upp arbetet mot korruption och oegentligheter.
  
  

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och välfärdsnämnden säkerställt en tillräcklig styrning och intern kontroll för att förebygga, upptäcka och hantera korruption och oegentligheter.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen, välfärdsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden endast delvis har säkerställt en tillräcklig styrning och intern kontroll för att förebygga, upptäcka och hantera korruption och oegentligheter.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att det finns skrivningar med bäring på korruption och oegentligheter i befintliga styrande dokument. Dock bedömer vi att det saknas ett tydligt kommungemensamt ställningstagande och en strategi för att hantera den övergripande problemställningen. Kommunen har därtill upphävt två tidigare vägledande styrdokument som rör mutor och jäv, vilket innebär att dessa frågor i nuläget saknar styrning.

Varken kommunstyrelsen eller samhällsbyggnadsnämnden har genomfört någon riskanalys som avser granskningen tema. Välfärdsnämnden har genomfört en specifik riskanalys som avser välfärdsbrott. Inget av revisionsobjekten har emellertid berört risker för korruption och oegentligheter i riskanalysen för 2024 och 2025. Härvid är vår bedömning att revisionsobjekten inte identifierat några särskilt riskutsatta processer eller områden, vilket skulle utgöra grund till de kontrollmoment som implementerats inom verksamheterna. Vi kan därför inte bedöma om befintliga rutiner är tillräckliga för att säkerställa en adekvat kontrollmiljö.

Vår uppfattning är att välfärdsnämnden i högre utsträckning skapat strukturer och processer för arbetet mot korruption och oegentligheter. Nämnden har tagit fram vissa interna rutiner som avser arbete mot oegentligheter, samt tillhandahåller utbildning inom välfärdsbrottslighet. Nämnden har i delar beaktat vissa av de rekommendationer som gavs i samband med den tidigare granskningen av förebyggande arbete mot välfärdsbedrägerier. Vi kan emellertid inte verifiera att åtgärder som svarar mot rekommendationerna vidtagits i tillräcklig omfattning.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Tydligare säkerställa ett gemensamt förhållningssätt gentemot korruption och oegentligheter genom att tillse ett vägledande dokument för den övergripande problemställningen.
• Tillse styrande dokument som tydliggör kommunens uttolkning av lagstiftning avseende mutor och jäv.
• Upprätta rutin för hantering av jäv.
• Upprätta rutin för utredning av personalärenden vid misstankar om korruption och oegentligheter.
• Säkerställa att den kommungemensamma processen avseende bakgrundskontroller vid nyanställning är känd och efterlevs.

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen samt samhällsbyggnadsnämnden och välfärdsnämnden att:

• Säkerställa att risker avseende korruption och oegentligheter analyseras inom respektive verksamhetsområde.
• Säkerställa att det finns tillgång till kompetensutvecklande insatser för samtliga medarbetare i syfte att öka kunskap om risker, förebyggande insatser och befintliga rutiner.
• Beakta behovet av verksamhetsnära rutiner som avser förebyggande arbete mot korruption och oegentligheter.
• Följa upp arbetet gentemot korruption och oegentligheter, exempelvis inom ramen för intern kontrollplanen.

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi välfärdsnämnden att:

• Beakta hur uppföljning av bakgrundskontroller kan göras på ett ändamålsenligt sätt (välfärdsnämnden).
• Upprätta rutin för hantering av jäv.
• Tillse att utbildning inom korruption och oegentligheter ges till all personal och nämndledamöter.
  

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om välfärdsnämnden säkerställt att den nya organisationen fått de effekter som förväntades innan förändringen.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att välfärdsnämnden i allt väsentligt säkerställt att den nya organisationen fått de effekter som förväntades innan förändringen. Vi vill understryka att denna granskning har avgränsats till äldreomsorgens verksamhet.

Vi bedömer att organisationsförändringen har föregåtts av ändamålsenlig planering. Vi bedömer även att organisationsförändringen och dess mål har i allt väsentligt följts upp. Däremot var inte samtliga delar av det planerade implementeringsarbetet genomfört vid tiden för denna granskning. Därtill är ett flertal av målen som anges för äldreomsorgens förändringsuppdrag aktiviteter och inte målbilder med tillhörande indikatorer, vilket hindrar möjligheten att mäta effekter.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi välfärdsnämnden att:

• Tillse att det finns tydliga och utvärderingsbara mål med tillhörande indikatorer i syfte att säkerställa att organisationsförändringar är möjliga att följa upp för att säkerställa att de leder till önskade effekter.
• Tillse att förändringsuppdraget inom äldreomsorgen följs upp och utvärderas i syfte att säkerställa att det bidragit med önskade effekter.

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kultur- och fritidsnämndens arbete med att säkerställa ett tillgängligt och inkluderande utbud av kultur- och fritidsaktiviteter är ändamålsenligt.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kultur- och fritidsnämndens arbete med att säkerställa ett tillgängligt och inkluderande utbud av kultur- och fritidsaktiviteter endast delvis är ändamålsenligt.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att det i allt väsentligt finns styrdokument som prioriterar ett inkluderande utbud av kultur- och fritidsaktiviteter. Vi ser att kommunen har en prioritering mot barn unga, även om styrande dokument även riktas mot andra grupper, vilket innebär att våra bedömningar påverkas.

Granskningen har även visat att viss analys genomförs av behovet av kultur- och fritidsaktiviteter med beaktande till bland annat kön, ålder, etnisk tillhörighet och funktionsvariationer. Vi bedömer däremot att det behöver skapas en tydlighet i hur analys av behovet av kultur- och fritidsaktiviteter ska genomföras för att möta samtliga gruppers behov.

Vi bedömer även att kommunikationen om vilka kultur- och fritidsaktiviteter som finns kan utvecklas ytterligare och att en plan eller strategi för detta bör tas fram.

Utifrån vår granskning bedömer vi även att nämnden till viss del följer upp arbetet med kultur- och fritidsaktiviteter utifrån kön, ålder, etnisk tillhörighet och funktionsvariationer men att det finns utrymme för utveckling av detta. Vi noterar att det finns svårigheter att genomföra sådan uppföljning med anledning av bland annat integritetsskäl men vi anser att nämnden bör se över hur uppföljningen kan utformas för att säkerställa att arbete bedrivs enligt mål och styrdokument.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi kultur- och fritidsnämnden att:

• Säkerställa att jämställdhetsstrategi 2020 – 2024, handlingsplan för jämställdhetsintegrering 2020 – 2024 och barn- och ungdomsstrategi 2021 – 2024 revideras eller aktualitetsprövas
• Tydliggöra hur analys av behovet för att möta kommunens samtliga målgrupper med kultur- och kultur- och fritidsaktiviteter ska genomföras på ett systematiskt sätt i hela förvaltningen
• Se över möjligheter att genomföra ytterligare aktiviteter eller vidta åtgärder för att tillgängliggöra befintliga aktiviteter som i dagsläget inte är tillgängliga för vissa målgrupper
• Ta fram en plan eller strategi för hur utbudet av kultur- och fritidsaktiviteter ska kommuniceras
• Säkerställa att uppföljning som ska genomföras enligt styrande dokument genomförs
• Utveckla uppföljningen av kultur- och fritidsaktiviteter vad gäller beaktande av kön, ålder, etnisk tillhörighet och funktionsvariationer för att säkerställa att arbete sker enligt mål och styrdokument

Vi noterar att gruppen äldre ökar i kommunen. Vi ser även en risk för ensamhet och utanförskap inom gruppen. Ett ökat kultur- och fritidsutbud riktat till äldre skulle kunna minska risken. Revisorerna vill därför att kultur- och fritidsnämnden i sitt svar särskilt tydliggör hur nämnden avser att beakta medborgare i de äldre åldersgrupperna, både avseende analys av behovet och vad gäller ytterligare aktiviteter.

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma hur styrelse och nämnderna säkerställt en ändamålsenlig målstyrningsprocess utifrån kommunens styrmodell, reglemente och övriga styrande dokument.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att styrelse och nämnder endast delvis har säkerställt en ändamålsenlig målstyrningsprocess.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att det målformulerande arbetet styrs av riktlinjen för verksamhetsstyrning, men den är inte känd i organisationen. Omvärldsbevakningen varierar kraftigt mellan nämnderna och endast välfärdsnämnden uppfyller riktlinjens krav fullt ut. Vissa nämndmål saknar tydlig koppling till fullmäktiges mål.

Kopplingen mellan nämndmål, mått och aktiviteter är ofta svag, trots att Stratsys används för att skapa en ”röd tråd”. Att mått ska vara mätbara på årsbasis är en brist, eftersom inte minst delårsbokslutet (T2) måste kunna utvärderas. Vi anser därutöver att målen löpande behöver följas så att det kan vidtas åtgärder i god tid om målet inte ser ut att uppnås. Måluppföljningen fokuserar inte på avvikelser, och nämnderna fattar inga beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse, vilket vi ser som en brist.

Resursfördelningen bedöms generellt som tillräcklig för att nå målen, men policyn för god ekonomisk hushållning prioriterar ekonomi före verksamhet på ett sätt som kan ifrågasättas. Kommunen måste följa lagstadgade uppgifter, vilket ibland kräver att verksamhet prioriteras.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Överväga att revidera syftet med riktlinje för verksamhetsstyrning
• Revidera riktlinje för verksamhetsstyrning så att det framgår att nämndmålen ska kunna utvärderas åtminstone halvårsvis. Samt brister som i övrigt framgår av rapporten.
• Överväga att nämna indikatorer som en företeelse i riktlinje för verksamhetsstyrning.
• Revidera policyn för god ekonomisk hushållning så att det framgår att verksamhet ibland måste prioriteras för ekonomi.
• Överväga att se över fördelningsmodellen i god ekonomisk hushållning för att kompensera för demografiska effekter.

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi styrelsen och nämnderna att:

• Tydliggöra kopplingen mellan fullmäktige mål, nämndmål, mått och aktiviteter.
• Dokumenterat analysera om de aktiviteter som föreslås är de rätta eller tillräckliga för att nå målen.
• Besluta om åtgärder för att komma till rätta med bristande måluppfyllelse i de fall det behövs.

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi styrelsen och nämnderna (ej välfärdsnämnden) att:

• Förbättra omvärldsbevakningen så att den motsvarar riktlinjens krav.

I rapporten finns även några iakttagelser gällande nämndsmål som inte är kopplade till fullmäktiges mål samt avsaknad av måltal till ett mål som bör ses över.

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB har ändamålsenliga och säkra rutiner vad gäller VA-verksamheten, om god redovisningssed inom området tillämpas samt om säkerhet och beredskap kopplad till området är tillräcklig.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB endast delvis har ändamålsenliga och säkra rutiner vad gäller VA-verksamheten. Vi bedömer att god redovisningssed inom området tillämpas samt att säkerhet och beredskap kopplad till området är tillräcklig.

Bedömningen grundas i att bolaget har en organisation med tydligt avskiljbara enheter med olika typer av roller och ansvar. Det sker löpande ett arbete för att successivt stärka de kvalitetsmässiga aspekterna inom VA-verksamheten i form av rutiner och processer samt operativa åtgärder som rör olika delar av VA-verksamheten.

Bolagets nuvarande VA-plan innehåller en rad olika delar/dokument. I samband med granskningstillfället framgår att ytterligare delar/dokument som kommer att vara del av VA-planen i nuläget saknas, detta avser bl a slamstrategi, vattentjänstplan och vattenförsörjningsstrategi. Vi bedömer att fortsatt arbete ska ske för att slutligt fastställa och besluta om dessa dokument. Vi bedömer även att bolaget bör överväga att uppdatera redan existerande styrdokument då dessa fastställts och beslutats några år bakåt i tiden även om bedömning görs att de huvudsakligen i allt väsentligt bedöms som aktuella. Vi bedömer slutligen att bolaget fullt ut ska implementera det verksamhetssystem/ledningssystem som planeras börja användas från år 2026. Med hjälp av ett övergripande verksamhetssystem/ledningssystem kommer bolaget kunna säkerställa att samtliga delar av VA-planen följs.

Vi bedömer att bolaget följer god redovisningssed vad gäller VA-verksamheten.

Vi bedömer att bolaget endast delvis har dokumenterade rutiner och planeringsverktyg för att bedöma underhållsbehovet på VA-anläggningarna. Detta i form av olika fastställda rutiner och riktlinjer samt användande av olika verktyg. Vi bedömer dock att bolaget ska prioritera att upprätta renodlade underhållsplaner för såväl VA-verk som VA-ledningar/-serviser och även tillse att tillräcklig data och information läggs in avseende dessa i syfte att få tillstånd heltäckande underhållsplaner. Införandet av ett ledningssystem/verksamhetssystem kan bidra till detta arbete och att en överblick kan nås inom området. Det är även väsentligt att bolaget fastställer en s k prioriteringsordning för de underhållsåtgärder och reinvesteringar som är aktuellt att genomföra framöver. Vi bedömer även att bolaget löpande bör pröva förnyelsetakten vad gäller ledningsnätet.

Vi bedömer att bolaget har rutiner och processer för att säkerställa att vattenkvaliteten i kommunen säkerställs. Det finns även åtgärder för att förebygga och åtgärda akut dricksvattenbrist.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi bolagsstyrelsen att:

• Löpande arbeta vidare för att successivt stärka de kvalitetsmässiga aspekterna inom VA-verksamheten i form av bl a arbete med rutiner och processer samt operativa åtgärder som rör olika delar av VA-verksamheten.
• Slutföra arbetet och sedermera fastställa och besluta kring de styrande dokument som rör VA-verksamheten och som det för närvarande arbetas med. Det gäller bl a vattentjänstplan, slutlig slamstrategi och vattenförsörjningsstrategi.
• Överväga att uppdatera redan existerande styrdokument med bäring på VA-verksamheten då dessa fastställts och beslutats några år bakåt i tiden.
• Fullt ut implementera det verksamhetssystem/ledningssystem som planeras börja användas från år 2026.
• Prioritera att upprätta renodlade underhållsplaner för såväl VA-verk som VA-ledningar/-serviser och även tillse att tillräcklig data och information läggs in avseende dessa i syfte att få tillstånd heltäckande underhållsplaner. Införandet av ett ledningssystem/verksamhetssystem kan bidra till detta arbete och att en överblick kan nås inom området.
• Fastställa en s k prioriteringsordning för de underhållsåtgärder och reinvesteringar som är aktuellt att genomföra framöver.

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen har etablerat en ändamålsenlig styrning avseende styrande dokument.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen delvis etablerat en ändamålsenlig styrning avseende dokument.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att kommunen har en rutin beslutad av tjänstepersoner som reglerar hanteringen av styrdokument utifrån olika nivåer. Vidare finns även ett beslut taget under år 2024 som reglerar kommunstyrelsens möjlighet att anta styrdokument som är gällande för fler än två nämnder. Mot bakgrund av detta bedömer vi att det finns en tydlig struktur och styrning avseende styrdokumenthantering. Den tjänsteskrivelse som fastställer hanteringen av styrdokument bedöms dock något föregången och i behov av revidering.

Enligt den hantering som kravställs ska det finnas dokumentägare som ansvarar för att styrdokumenten är uppdaterade och relevanta. Vår kartläggning av styrdokument har visat att dokumentägare saknas i ett antal fall, liksom att det finns ett stort antal styrdokument som inte reviderats under de fem senaste åren. Därtill har ett stort antal dokument passerat datum för revidering och giltighetstid.

Vidare ser vi att det saknas systematik och gemensamma arbetssätt kring hantering, publicering och uppföljning av styrdokument. På en övergripande nivå saknas även en sammanställning över kommunens samtliga styrdokument, liksom vissa dokument uppges finnas i olika versioner och på olika lagringsplatser.

Vi konstaterar att uppföljning av styrdokument tydliggörs av de mallar som används för framtagande av styrdokument, och att denna rutin förefaller vara känd.

Granskningen har visat att uppföljning inte genomförts konsekvent i enlighet med kravställning i mallarna. Vår uppfattning är att tillvägagångssätt vid uppföljning behöver anpassas till de möjligheter som finns avseende att ta fram data, snarare än att avstå uppföljning på grund av svårigheter att generera relevant underlag.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Säkerställa att skrivelsen ”Styrdokumentsdefinitioner och hierarki” är aktuell
• Tillse ett samlande styrdokument som omfattar befintlig skrivelse avseende styrdokumentsdefinitioner samt den nyantagna riktlinjen
• Förtydliga den samlande dokumentationen med hantering av dokumenttyper av undantagstyp, såsom program
• Tillse systematiska arbetssätt som säkerställer att dokument hålls aktualiserade och publicerade
• Tillskapa en enhetlig process för att göra antagna styrdokument kända
• Säkerställa att uppföljning av styrdokument genomförs i enlighet med vad som framgår av styrdokumenten

Syftet med granskningarna är att bedöma om kommunens årsredovisning har upprättats i enlighet med kommunallag, lag om kommunal bokföring och redovisning samt god redovisningssed i kommuner och regioner.

Sammanfattande bedömning

Årsredovisning

Vi har inte identifierat några väsentliga felaktigheter i årsbokslutet.

God ekonomisk hushållning

Vi konstaterar att avrapporteringen av såväl de finansiella målen som verksamhetsmålen i årsredovisningen saknar tillräcklig tydlighet, struktur och helhet, och som en följd av detta är det inte möjligt för oss att bedöma om resultatet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat.

Balanskravsresultat

Vi bedömer, utifrån redovisningen av balanskravsresultatet i årsredovisningen, att det lagstadgade balanskravet uppfylls.

Övriga iakttagelser

Vi har noterat att det finns manuella bokföringsorder som inte attesteras av annan än upprättaren,

Rekommendationer

Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi:

• att kommunstyrelsen verkar för att det framgår att kommunfullmäktige fastställer hur verksamhetsmålen ska utvärderas och vilka nivåer som ska uppnås.
• att kommunstyrelsen utvärderar verksamhetsmålen på ett tydligare sätt.
• att kommunstyrelsen ser över rutinerna för att attestera manuella bokföringsorder.

Syfte

Syftet med granskningen har varit att till att bedöma om kommunens arbete med underhåll av kommunens verksamhetsfastigheter sker på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunens arbete med underhåll av kommunens verksamhetsfastigheter inte sker på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att kommunen har antagit styrdokument som reglerar ”strategi för fastigheter”, vilken dock inte innefattar riktlinjer för prioritering av fastighetsunderhåll. Kommunen har även dokumenterat årshjul för underhåll och verksamhetsanpassningar för ökad transparens mot övriga förvaltningar. Vår bedömning är att kommunens fastighetsunderhåll i allt väsentligt är rätt organiserad och bemannad utifrån sitt uppdrag, där fastighetsavdelningen har kontakt med representanter i övriga förvaltningar.

Vi noterar att underhållet av fastigheterna historiskt varit eftersatt, och att strategi för att åtgärda detta saknas. Trots ökad budget för underhåll av fastigheterna 2024 når tilldelningen inte det uppskattade behovet av ekonomiska tillgångar för att hantera underhållet av kommunens samtliga fastigheter. Representanter för verksamheterna har bekräftat att fastigheterna har eftersatt underhåll, utan vetskap om eller när detta kan komma att åtgärdas.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Uppdatera ”Kommunens strategi för fastigheter” med dokumenterade mål och riktlinjer för fastighetsbeståndet samt arbetssätt för att uppnå ett effektivt lokalnyttjande. Det bör även framgå vilka politiska beslut som ska fattas för att säkerställa effektivt lokalutnyttjande.
• Uppdatera ”Kommunens strategi för fastigheter” alternativt utforma en rutinbeskrivning, så att aktuella arbetssätt samt organisation dokumenteras.
• Säkerställa regelbunden revidering av ”Kommunens strategi för fastigheter” samt eventuellt utformad rutinbeskrivning.
• Fastställa underhållsplaner för kommunens fastigheter, så att dessa omfattar både behovet på kort sikt och på övergripande plan för behovet på lång sikt.
• Skapa rutiner för att följa upp underhållsplanerna för att säkerställa att åtgärder vidtas samt årligen uppdatera underhållsplanerna. Användande av statistik, nyckeltal och konsekvensanalyser kan med fördel inkluderas i dessa rutiner.
• Säkerställa att verksamheternas behov av fastighetsunderhåll tillgodoses

Syfte

Syftet med granskningen är att översiktligt bedöma om bildningsnämnden säkerställer att alla elever har tillgång till likvärdig utbildning.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att bildningsnämnden i allt väsentligt säkerställer att alla elever har tillgång till likvärdig utbildning.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att det finns en resursfördelningsmodell som beaktar elevernas olika förutsättningar och behov. Arbetet med särskilt stöd bedrivs huvudsakligen på respektive skolenhet.

För att ge elever med behov av omfattande insatser i anpassad lärmiljö likvärdiga förutsättningar att få det stöd som de behöver finns det centrala särskilda undervisningsgrupper liksom ett centralt specialpedagogiskt team som kan ge stöd till enheter som behöver det. Vi bedömer att kommunens organisation av elevhälsa och centrala särskilda undervisningsgrupper ger stöd för likvärdig tillgång till särskilt stöd. Vi bedömer emellertid att elevhälsan inte främst arbetar förebyggande och hälsofrämjande, vilket är en brist.

Modersmål och studiehandledning organiseras och finansieras (i huvudsak) centralt, vilket stödjer likvärdig tillgång och likvärdiga insatser. Undervisning i svenska som andraspråk är särskilt utmanande, för enheter med få elever i ämnet, att organisera effektivt och ändamålsenligt, men förvaltningen arbetar med frågan.

Kompetensförsörjningsläget är något bättre i Örnsköldsvik än i riket som helhet. Det varierar dock mellan skolenheter. Vid flera små skolenheter är behörigheten lägre än kommunens genomsnitt. Även undervisning i större ämnen såsom engelska, naturorienterande ämnen och samhällsorienterande ämnen bedrivs av obehöriga lärare.

Kommunen verkar alltså inom en rad olika områden för att utbildningen ska vara likvärdig. Vi bedömer emellertid att bildningsnämnden styrning brister då det inte bedrivs något systematiskt kvalitetsarbete som ger nämnden adekvat underlag för bedömning av likvärdigheten och därmed för beslut om åtgärder om brister skulle föreligga. Befintlig skolstruktur med flera små skolenheter, varav flera med lägre andel behöriga lärare, gör detta arbete extra viktigt.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi bildningsnämnden att:

• säkerställa att elevhälsan främst arbetar främjande och hälsofrämjande. (2 kap. 25 § SkolL)
• kartlägga och analysera kompetensförsörjningsläget per enhet och vidtaga åtgärder för att säkra en likvärdig tillgång till legitimerade och behöriga lärare. (2 kap. 13 § SkolL)
• inom ram för det systematiska kvalitetsarbetet, i vilket ingår analys av resultat och vidtagande av adekvata och riktade åtgärder, särskilt följa upp
• att elever får det särskilda stöd som de behöver. (4 kap. 3, 5-6 och 7 §§ samt 3 kap. 7 § 3 st. SkolL)
• att utbildningen i kommunen är likvärdig. (4 kap. 3, 5-6 och 7 §§ samt 1 kap. 9 § SkolL)

Syfte

Syftet med granskningen är att utgöra ett underlag för revisorernas utformning av bedömning av delårsrapport som lämnas till kommunfullmäktige.

Sammanfattande bedömning

Grundat på vår översiktliga granskning har det inte kommit fram några omständigheter som ger oss anledning att anse att delårsrapportens resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, den översiktliga beskrivningen av kommunens drift- och investeringsverksamhet samt noter inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med LKBR.

En förenklad förvaltningsberättelse har upprättats i enlighet med LKBR.

Vad gäller målen med betydelse för god ekonomisk hushållning har det inte framkommit några omständigheter som ger oss anledning att ifrågasätta det återrapporterade resultatet. Det innebär att det prognostiserade resultatet inte är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige fastställt i budget 2024. Vi konstaterar att avrapporteringen av verksamhetsmål i delårsrapport saknar tillräcklig tydlighet, struktur och helhet och som en följd av detta är det inte möjligt för oss att bedöma om det prognostiserade resultatet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat.

Vi konstaterar, utifrån den helårsprognos som lämnas i delårsrapporten, att styrelsen bedömer att det lagstadgade balanskravet kommer att uppfyllas. Vi ser ingen anledning till att göra en annan bedömning, beaktat de osäkerhetsfaktorer som en prognos innebär.

Rekommendationer

Vi anser att kommunstyrelsen bör verka för att kommunfullmäktige fastställer hur verksamhetsmålen ska utvärderas inklusive vad som ska uppnås.

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt övergripande/sammanhållande krisberedskapsarbete. I granskningen ingick även att bedöma varje nämnds/bolags krisberedskap för den samhällsviktiga verksamheten. De nämnder som ingått i granskningen, förutom kommunstyrelsen är bildningsnämnden och välfärdsnämnden. De bolag som granskats är Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB och Övik Energi AB.

Sammanfattande bedömning

Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen delvis bedriver ett ändamålsenligt övergripande/sammanhållande krisberedskapsarbete.

Vår sammanfattande bedömning att bildningsnämnden och Miljö- och Vatten i Örnsköldsvik AB i allt väsentligt bedriver ett ändamålsenligt krisberedskapsarbete för den samhällsviktiga verksamheten.

Vidare är vår sammanfattande bedömning att Övik Energi AB delvis bedriver ett ändamålsenligt krisberedskapsarbete för den samhällsviktiga verksamheten.

Slutligen är vår sammanfattande bedömning att välfärdsnämnden inte bedriver ett ändamålsenligt krisberedskapsarbete för den samhällsviktiga verksamheten.

Vår bedömning grundas på att det på kommunövergripande nivå finns flertalet av de styrandende dokumenten som kravställs i lag och överenskommelsen mellan MSB[1] och SKR[2]. Dock saknas det övergripande styrdokumentet för kommunens krisberedskapsarbete för innevarande mandatperiod. Vi ser även behov av att ansvarsförhållandena mellan kommunstyrelse och nämnder respektive bolagen gällande krisberedskap tydliggörs.

Det kommunövergripande krisberedskapsarbetet har i flera avseenden inte utförts i enlighet med de beslutade styrdokumenten. Detta avser bland annat samordning av kritiska beroenden, utbildning och övning och uppföljning av krisberedskapsarbetet. Ur koncernperspektivet saknar bolagen en definierad roll i krisledningsorganisationen och behöver inkluderas ytterligare i det övergripande planeringsarbetet.

Nämndernas och bolagens arbete med verksamhetsspecifik krisberedskap genomförs i olika omfattning. I vissa fall saknas uppdaterade krishanteringsplaner och vi ser att utbildning och övning kopplat mot extraordinära händelser i flera fall är eftersatt. Vi bedömer även att de förtroendevaldas uppföljning och utvärdering av krisberedskapsarbetet behöver stärkas i flera av revisionsobjekten.

Rekommendationer

Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Verka för att fullmäktige i nämndernas reglementen och bolagens ägardirektiv tydliggör vilka ansvar och uppgifter kopplade till krisberedskap respektive nämnd/bolag har.
• Verka för att fullmäktige i nämndernas reglementen fördelar ansvaret för uppgifterna att lämna hjälp till annan kommun/region och att ge ekonomiskt bistånd enligt LEH[3].
• Verka för att fullmäktige i krisledningsnämndens reglemente tydliggör att beslut om avaktivering av krisledningsnämnden kan fattas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnden själv.
• Utvärdera delegationsordningen utifrån ett krisberedskapsperspektiv, för att säkerställa att det finns tillräckliga delegationspunkter vid händelse av en kris.
• Tillse att det koncernövergripande styrdokumentet för krisberedskap antas i kommunfullmäktige.
• Tillse att den kommunövergripande krisledningsplanen antas i kommunstyrelsen.
• Säkerställ att KAC[4] alltid kan nå krisledningschef, stabschef eller stabschefens ersättare för aktivering av den centrala krisledningsorganisationen.
• Säkerställa att arbete med risk- och sårbarhetsanalyser, kritiska beroenden och kontinuitetsplanering samordnas över förvaltnings- och bolagsgränser.
• Verka för att utbildningar och övningar inom krisberedskapsområdet genomförs i enlighet med framtagen utbildnings- och övningsplan.
• Tillse att koncernövergripande uppföljning av krisberedskapsarbetet sker, i enlighet med såväl samordningsansvar som dess uppsiktsplikt enligt reglementet.

Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi välfärdsnämnden att:

• I enlighet med vad den kommunövergripande krishanteringsplanen anger utarbeta förvaltningsspecifika krishanteringsplaner.
• Genomföra egen risk- och sårbarhetsanalys samt kontinuitetsplanering för nämndens verksamheter.

Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB att:

• Säkerställa att bolagets krisledningsplan är uppdaterad med hänsyn till aktuella förutsättningar, såsom eskaleringsvägar.

Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi bolagsstyrelsen i Övik Energi AB att:

• Säkerställa att det finns planering för när beredskapssamordnare respektive HR-chef ska ha beredskapsjour, samt att dessa beredskapsfunktioner är kända inom verksamheterna.

Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi samtliga nämnder och bolagsstyrelser att:

• Särskilt uppmärksamma och verka för att kritiska beroenden för den samhällsviktiga verksamheten samordnas över förvaltnings- och bolagsgränserna.
• Utveckla arbetet med övning och utbildning.
• Arbeta systematiskt med uppföljning av incidenter.

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om välfärdsnämnden bedriver en effektiv verksamhet för att få nyanlända med uppehållstillstånd självförsörjande.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att välfärdsnämnden inte bedriver en effektiv verksamhet för att få nyanlända med uppehållstillstånd självförsörjande.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi välfärdsnämnden att:

• Tillse att det finns en politisk antagen strategi för arbetet med självförsörjning med tydlig inriktning, omfattning och prioritering.
• Säkerställa att det finns riktlinjer som anger riktning i arbetet med kompetenshöjande insatser inom ramen för handläggning av ekonomiskt bistånd.
• Säkerställa att nämndens arbetsmarknadsinsatser är anpassade efter målgruppens behov.
• Utforma rutiner för arbetet med ärendegenomgångar och egenkontroller inom handläggningen av ekonomiskt bistånd och arbetet med arbetsmarknadsinsatser.
• Säkerställa att uppföljning och utvärdering av nämndens arbete med ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser genomförs systematiskt.
• Genomför den planerade målgruppsanalysen och säkerställ att analysen leder till utveckling av insatserna för att på bästa sätt tillmötesgå målgruppens behov likväl som att det finns en koppling mot arbetsmarknadens behov.

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunen har en långsiktig plan för investeringar med tillhörande plan för finansiering.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen delvis har en långsiktig plan för investeringar med tillhörande finansiering.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att kommunen har långsiktiga befolkningsprognoser samt finansiell analys som till viss del ligger till grund för planering av kommande investeringar och tillhörande finansiering. Vi anser dock att kommunstyrelsen bör ta ett mer övergripande ansvar för att säkerställa att planerade investeringar prioriteras utifrån kommunen som helhet.

Vi noterar att det råder en diskrepans mellan kommunfullmäktiges mål för befolkningsutveckling och den statistiska prognos som tagits fram för kommunen. Vi skulle även vilja se en längre tidshorisont för planeringen, d v s uppemot 10 år.

Vi anser att det råder en otydlighet avseende om de beslutade investeringarna kommer att genomföras inom planperioden baserat på tidigare erfarenheter. Det finns ingen tydlig prioritering över vilka investeringar som är mest väsentliga. Det råder viss oklarhet i hur tillhörande finansiering ska hanteras, då denna är beroende av kommunens utveckling och tillväxt. Vår uppfattning dock att finansieringsfrågan har noterats av kommunstyrelsen.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Att säkerställa att hänsyn tas till analyser av befolkningsutvecklingen, inklusive förändringar i olika åldersgrupper vid bedömning av vilka effekter den demografiska utvecklingen har på behov av investeringar. Vi anser vidare att de överväganden som ligger till grund för förslaget till investeringsbudgeten behöver framgå.
• På kommunövergripande nivå säkerställa att investeringar prioriteras utifrån kommunen som helhet.
• Att säkerställa finansiering av planerade investeringar samt att rutiner för tillkommande kostnader såsom drift- och underhåll, avskrivningar och räntor följs.
• Överväga att upprätta en långsiktig investeringsplan (5 – 10 år) som i varje fall omfattar större investeringsprojekt utifrån en uppskattning av tidpunkt och belopp.

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om AB Övikshem (fortsättningsvis Övikshem) har ett ändamålsenligt arbete i enlighet med ägardirektiven om integration och social utsatthet.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att Övikshem delvis har ett ändamålsenligt arbete i enlighet med ägardirektiven om integration och social utsatthet.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att det delvis finns strategier som beskriver arbetet med integration och mångfald och att det delvis finns planer och rutiner som tydliggör hur arbetet ska bedrivas. Granskningen har däremot visat att det i huvudsak finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning för arbetet.

Vidare har granskningen visat att det i allt väsentligt finns samverkan med andra aktörer avseende integration och mångfald. Däremot ser vi att det inte finns strategier för hur bolaget ska arbeta med boenden för socialt utsatta människor. Vi ser inte heller att det finns någon etablerad och fungerande samverkan med andra fastighetsägare inom området

Slutligen har granskningen visat att det delvis genomförs uppföljning och utvärdering av arbetet med integration, mångfald och social utsatthet. Vi bedömer att uppföljning och utvärdering kan utvecklas, speciellt vad gäller utvärdering.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi styrelsen i Övikshem att:

• Säkerställa en samlad styrning och fastställa tydliga strategier för arbetet med integration och mångfald
• Fastställa former för uppföljning av samverkan med andra aktörer, se avsnitt 3.2
• Fastställa styrning och strategier för hur Övikshem ska verka för att det finns boenden för socialt utsatta människor
• Arbeta aktivt för att inleda samarbete med andra fastighetsägare avseende boenden för socialt utsatta människor
• Säkerställa att uppföljning används för utvärdering och analys av arbetet med integration, mångfald och social utsatthet

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om välfärdsnämnden har säkerställt att behovet av platser för äldre i särskilt boende tillgodoses.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att välfärdsnämnden delvis har säkerställt att behovet av platser för äldre i särskilt boende tillgodoses.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att kommunen över tid haft en låg andel ej verkställda beslut med en ändamålsenlig rapporteringen till nämnd. De finns en framåtsyftande behovsplanering med exempelvis befolkningsprognoser och bedömning av kommande behov. Det saknas dock en heltäckande prognos på längre sikt som bland annat omfattar faktorer som kan påverka framtida behov av boendeplatser. Vidare anser vi att en längre planeringshorisont bör övervägas för att kunna parera eventuella utdragna byggnationstider, speciellt när kommunens verkställighetsgrad har skrivits ner under året.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi välfärdsnämnden att:

• Säkerställ och dokumentera ett heltäckande prognos- och/eller scenarioarbete på längre sikt som bland annat omfattar faktorer som kan påverka framtida behov av boendeplatser
• Säkerställ och dokumentera en långsiktig planering för att minimera risker med eventuella utdragna byggnationstider

Syfte

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen och berörda nämnder vidtagit tillräckliga åtgärder och säkerställt att beslutade åtgärder genomförts på ett ändamålsenligt sätt.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen och berörda nämnder delvis har vidtagit tillräckliga åtgärder och säkerställt att beslutade åtgärder har genomförts på ett ändamålsenligt sätt.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att kommunstyrelsen och nämnderna har vidtagit en del åtgärder men att det fortsatt finns utrymme för utveckling, främst vad gäller styrande dokument för trygghet och säkerhet samt brottsförebyggande rådet (Brå) Örnsköldsvik.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Säkerställa att styrande dokument som behandlar trygghet och säkerhet tas fram skyndsamt.
• Säkerställa att styrande dokument avseende trygghet och säkerhet omfattar uppföljning och att detta sedan efterlevs.

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen, bildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och välfärdsnämnden att:

• Förtydliga syftet med Brå Örnsköldsvik, samt rådets relation till Tryggare Örnsköldsvik, där ett tydligt ansvar för kommunens arbete enligt Lag om kommuners ansvar för brottsförebyggande arbete framkommer.
• Säkerställa att det är tydliggjort vilken mandat kommunens representanter i Brå Örnsköldsvik har att driva arbetet framåt.

Syfte

Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt en ändamålsenlig och effektiv planprocess avseende ansvar och utförande.

Sammanfattande bedömning

Bedömning är att organisationen delvis är ändamålsenlig. Placeringen av översiktsplanerarna som arbetar med strategiska frågor behöver utvärderas och effekterna av omorganisationen behöver följas upp.

Samhällsbyggnadsutskottet får uppföljning av detaljplaneärenden, men inte med samma frekvens som beskrivs i genomförda intervjuer. Samhällsbyggnadsnämnden tar inte heller del av uppföljningen.

Det är viktigt att fortsätta arbetet med detaljplanehandläggningen för att dessa ska vara flexibla och möjliga att verkställa på lämpligt sätt. Det är också av vikt att prioriteringen följs.

Det finns delvis en politisk styrning av strategiska markförvärv, men den kan bli mer konkret, exempelvis genom uttalade mål om inköp av mer mark.

Vi bedömer att samverkan med Övikshem fungerar men kan utvecklas, exempelvis genom att få en ökad förståelse för varandras uppdrag och ta fram en gemensam målbild. Det finns en viss samverkan dels mellan kommunala förvaltningar, dels mellan tjänstepersonnivå och politisk nivå. Det finns fortfarande finns utvecklingspotential i strukturen för mötena och hur de genomförs, bl a avseende frågor av strategiska karaktär. Samverkan med kommunala bostadsbolaget och externa aktörer kan också utvecklas.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att:

• Säkerställa att utvärdering av organisationsförändringen sker under 2025.
• Säkerställa att mötesforum och dialog för samverkan fortsätter att utvecklas.
• Säkerställer att uppföljningen av detaljplaneärenden utvecklas.
• Överväga beslut om att inköp av mark ska ske och att en markreserv ska skapas.
• Överväga att se över Övikshems uppdrag gällande byggnationer samt tillhörande finansiering.

Vi rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden att:

• Säkerställa att det framgår i protokoll att uppföljning av detaljplaneärenden har skett samt överväga att delge samhällsbyggnadsnämnden samma uppföljning som samhällsbyggnadsutskottet.

Syfte

Syftet är att bedöma om delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed, om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de av kommunfullmäktige fastställda målen för god ekonomisk hushållning samt efterlevnaden av balanskravet. Resultatet av granskning utgör underlag för revisorernas utformning av bedömning av delårsrapporten.

Sammanfattande bedömning

Grundat på vår översiktliga granskning av delårsrapporten har det inte framkommit några omständigheter som ger oss anledning att ifrågasätta det återrapporterade resultatet. Det innebär att det prognostiserade resultatet inte är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige fastställt i budget 2023.

Vi kan inte bedöma om delårsrapporten är förenlig med fullmäktiges verksamhetsmål då vi inte kan verifiera redovisade utfall och prognoser.

Vi konstaterar, utifrån den helårsprognos som lämnas i delårsrapporten, att styrelsen bedömer att det lagstadgade balanskravet kommer att uppfyllas. Vi ser ingen anledning till att göra en annan bedömning, beaktat de osäkerhetsfaktorer som en prognos innebär.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen

• Slutföra utredningen vad gäller finansiell leasing och att redovisning sker i enlighet med lagen om kommunal redovisning samt Rådet för kommunal redovisnings (RKR) rekommendation R5.
• Delårsrapporten upprättas i enlighet RKR R17 vad gäller rubricering av förvaltningsberättelsen.
• Genomgång av IT-kostnaderna, senast i samband med bokslutet, för att säkerställa att dessa är rätt redovisade, se RKR R3.
• Verka för att kommunfullmäktige fastställer hur verksamhetsmålen ska utvärderas inklusive vad som ska uppnås.
• Komplettera informationen i delårsrapporten avseende verksamhetsmålen så att det framgår hur kommunstyrelsen kommit fram till den gjorda bedömningen. Vi vill här också påpeka vikten av att vi som revisorer även ska kunna verifiera bedömningen.
• Uppställningen av balanskravet motsvarar RKR R5.

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen har en tillräcklig styrning och intern kontroll avseende it- och cybersäkerhetsarbetet, och har tillsett att arbetet bedrivs ändamålsenligt.

Sammanfattande bedömning

Vår bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen i allt väsentligt har en tillräcklig styrning och intern kontroll avseende detta, samt att arbetet sker på ett ändamålsenligt sätt.

Bedömningen baseras bland annat på att it-säkerhetsarbetet i hög grad når upp till kommunens beslutade standard för arbetet samt att åtgärder är etablerade i enlighet med Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps rekommendationer för stärkt cyberförsvar. Beslutade organisations- och samverkansformer inom it-området möjliggör att hela kommunorganisationen omfattas av den systematik och riskmedvetenhet som it-säkerhetsarbetet utgår från. Förhållningssättet innebär även att risker och hot utvärderas kontinuerligt och ligger till grund för etablerade säkerhetsåtgärder. Vi bedömer dock att det föreligger en variation till efterlevnad av styrande dokument samt att uppföljning av informations- och it-säkerhetsarbetet till kommunstyrelsen behöver formaliseras.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att:

• Utvärdera it-enheten nuvarande bemanning så att den är anpassad till omfattning och krav i styrande dokument och den standard som kommunen beslutat om.
• Slutföra den pågående översynen av styrande dokument
• Säkerställa att styrande dokument efterlevs
  
• Fastställa kontinuitetsplan och tillse att det i övrigt finns tillgång till tillräckliga underlag så att ansvariga vid händelse kan tillse en robust återställning av it-miljön.
• Formalisera former för uppföljning mot kommunstyrelsen

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om välfärdsnämnden bedriver ett ändamålsenligt kompetensförsörjningsarbete.

Sammanfattande bedömning

Välfärdsnämnden bedriver delvis ett ändamålsenligt kompetensförsörjningsarbete. Vi anser att nämnden i större utsträckning bör strukturera upp arbetet, främst vad gäller styrdokument, planering och uppföljning. Vi bedömer att det skapar förutsättningar för ett effektivare arbete.

Vidare behöver analyserna förstärkas och åtgärder vidtas, däribland för sjukfrånvaro. Vi är kritiska till att åtgärderna enligt kompetensförsörjningsplanen inte har genomförts. Vi menar även där att nämnden behöver följa upp att åtgärderna vidtas och följa upp att åtgärderna får avsedd effekt.

Rekommendationer

Vi rekommenderar välfärdsnämnden att

• uppdatera kompetensförsörjningsplanerna och säkerställa att de följs kontinuerligt i kompetensförsörjningsarbetet
• säkerställa att det finns en planering som omfattar samtliga delar av kompetensförsörjningsarbetet
• säkerställa att det finns tydliga ramar för systematisk uppföljning inom samtliga delar av förvaltningen samt att resultatet används för analys av framtida behov och åtgärder

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen i tillräcklig omfattning följer överförmyndarnämndens verksamhet, särskilt med fokus på om nämnden tillgodoser behovet av gode män och förvaltare för Örnsköldsviks kommun.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen delvis följer överförmyndarnämndens verksamhet i tillräcklig omfattning.

Vi noterar att rekrytering av gode män och förvaltare utgör en stor utmaning och att visst arbete sker. Vi bedömer dock att arbetet gällande den strategiska planeringen för att tillgodose behovet behöver stärkas.

Vi bedömer att arbetsgivaransvaret för den personal som är placerad vid Örnsköldsviks överförmyndarkontor delvis är tydligt men att det finns allvarliga brister i styrning och ledning av verksamheten.

Vidare bedömer vi att kommunstyrelsens uppsiktsplikt kopplat till samverkansavtalet behöver utvecklas till att vara mer utförlig.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att

• Säkerställa att det finns en verksamhetsgemensam planering för rekrytering av gode män och förvaltare
• Säkerställa en samsyn med samtliga inblandade parter gällande samverkansavtalets syfte, utformande och verkställighet
• I samband med uppföljning av samverkansavtalet utvärdera huruvida det innebär gynnsamhet för personer i behov av stöd
• Protokollföra uppföljningen som sker inom ramen för uppsiktsplikten

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om ansvariga nämnder har säkerställt en ändamålsenlig styrning och en tillräcklig intern kontroll avseende arbetet mot välfärdsbedrägerier.

Granskningen inriktas på processerna assistansersättning, försörjningsstöd samt föreningsbidrag.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att välfärdsnämnden och kultur- och fritidsnämnden delvis har säkerställt ändamålsenlig styrning och tillräcklig intern kontroll avseende arbetet mot välfärdsbedrägerier.

Vi grundar vår bedömning på att det inte genomförts någon formaliserad eller dokumenterad riskanalys med inriktning på välfärdsbedrägerier avseende nämndernas verksamheter. Vidare gör vi bedömningen att det delvis finns rutiner, riktlinjer och kontrollaktiviteter inom verksamheterna för att motverka risken för välfärdsbedrägerier. Även vad gäller hantering av misstankar om välfärdsbedrägerier bedömer vi att det delvis finns rutiner för vilka åtgärder som ska vidtas. Vi gör bedömningen att det delvis sker kompetensstärkning för chefer och medarbetare i frågorna.

Rekommendationer

Vi rekommenderar välfärdsnämnden att

• Tillse att en formaliserad riskanalys inriktad på riskerna för välfärdsbedrägerier genomförs
• Tillse att rutiner för misstankar om välfärdsbedrägerier tydliggörs och dokumenteras vad fäller personlig assistans
• Tillse att kontrollmoment inom personlig assistans dokumenteras samt utökas
• Tillse att rutiner för att säkra efterlevnad av lagen om underrättelseskyldighet stärks
• Säkerställa att medarbetare och chefer har goda förutsättningar att erhålla kompetenshöjande insatser gällande arbetet mot välfärdsbedrägerier

Vi rekommenderar kultur- och fritidsnämnden att

• Tillse att en formaliserad riskanalys inriktad på riskerna för välfärdsbedrägerier genomförs
• I högre grad ta hänsyn till risker för välfärdsbedrägerier i befintliga rutiner samt säkerställa att rutinerna är dokumenterade
• Tillse att rutiner för misstankar om välfärdsbedrägerier tydliggörs och dokumenteras
• Säkerställa att medarbetare och chefer har goda förutsättningar att erhålla kompetenshöjande insatser gällande arbetet mot välfärdsbedrägerier

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att beslutade åtgärder genomförts på ett ändamålsenligt sätt.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen endast delvis säkerställt att beslutade åtgärder genomförts på ett ändamålsenligt sätt.

Vi noterar att en del åtgärder har vidtagits utifrån tidigare lämnade rekommendationer men att det finns utrymme för ytterligare utveckling.

Den reviderade inköps- och upphandlingspolicyn konkretiserar inte kommunens rutiner avseende avtalsuppföljning men det framgår däremot i den reviderade versionen av inköps- och upphandlingsstrategin vilket vi bedömer är i enlighet med 2022 års rekommendation.

Vi bedömer att ansvarsfördelning avseende avtalsuppföljning och avvikelsehantering har förtydligats i inköps- och upphandlingsstrategin. Vi bedömer dock att det är viktigt att strategin fastställs enligt avsedda intentioner.

Vi bedömer att tidigare identifierade brister i uppföljning och kontroll inte har åtgärdats och därmed inte heller fått önskad effekt. Vi ser ett behov av att systematisera uppföljning och kontroll av avtal. Upphandlande verksamheter bedöms inte heller få tillräckligt stöd i avtalsuppföljning och kontroll.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att

• Säkerställa en tillräcklig uppföljning och kontroll inom ramen för kommunens avtalshantering
• Ta fram konkreta och handledande dokument för avtalsuppföljning och kontroll

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens årsredovisning har upprättats i enlighet med kommunallag, lag om kommunal bokföring och redovisning samt god redovisningssed i kommuner och regioner.

Sammanfattande bedömning

Årsredovisningens räkenskaper

Vi har inte identifierat några väsentliga felaktigheter i årsbokslutet.

God ekonomisk hushållning

Grundat på vår översiktliga granskning av årsredovisningen har det inte framkommit några omständigheter som ger oss anledning att ifrågasätta det återrapporterade resultatet. Det innebär resultatet delvis är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige uppställt då två av tre mål inte uppnås.

Vi konstaterar att det i årsredovisningen saknas en tillräcklig tydlig avrapportering av verksamhetsmålen för att det ska vara möjligt för oss att bedöma om resultatet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat.

Balanskravsresultat

Vi bedömer, utifrån redovisningen av balanskravsresultatet i årsredovisningen, att det lagstadgade balanskravet uppfylls.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att

Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi att:

• Kommunstyrelsen verkar för att det framgår att kommunfullmäktige fastställer hur verksamhetsmålen ska utvärderas och vilka nivåer som ska uppnås.
• Kommunstyrelsen utvärderar verksamhetsmålen på ett tydligare sätt.